İş yaşamınızda kullanabileceğiniz iletişim metotları

İş ve günlük hayatımızda teknoloji bu kadar bizimle bütünleşmişken siz nasıl iletişime geçmeyi deniyorsunuz?

E-posta ya da mesaj atarak mı, yoksa arayarak mı? Bazılarımız için aramak gergin bir durum gibi gözükse de bir kısmımız için e-posta ile iletişime geçmek sorun olabiliyor. Yapılmış ve uzmanlarca onaylanmış araştırmalarla beraber ne zaman e-posta, ne zaman bizzat telefon kullanmamız gerektiğine dair ipuçlarını sizin için bu yazımızda derledik.

Özür dilemek istiyorsak

Çoğumuz, yanlış bir şey yaptığımızda, “özür dilerim” dememiz gerektiğini biliyoruz. Ailelerin %96’sı, çocukları kasten birisini üzdüğünde özür dilemenin önemli olduğunu düşünüyor ve %88 oranında aynı şeyin de doğru olduğuna inanıp bunu çocuklarına öğretiyor.

Peki, içten özür nasıl dilenir? Çoğu zaman haksız olduğumuzu itiraf etmek çok zor bir durumdur. Bir de bunu yüksek bir sesle söylemek yerine kısa bir şekilde mesajla halletme seçeneğine sahip olduğumuzda durum biraz kafa karıştırabilir. Uzmanlar, özür dilemek istediğimiz anlarda anlatmak istediğinizi mesajla anlatmak daha mantıklı diyor.

Düşünülerek yazılmış bir metinin düşünülmemiş bir konuşmadan daha sağlıklı olabildiğini savunan uzmanlar mesajdan sonra aramanın daha çözümleyici olduğunu da ekliyor. Bu yüzden hem telefon, hem mesaj özür dilemek için de kullanılabilir bir iletişim yöntemi.

Soracak fazlasıyla sorunuz var ise

Pek çok soru yöneltilen anlarda bunların üstesinden e-posta ya da mesaj ile gelebilmek zordur; çünkü bu karşılıklı bir diyalog olmadığından sıradan sohbete benzemez. Yapılacak telefon görüşmesi ile daha kısa bir zaman içinde soruları yanıtlayabilir ya da sorularınızın cevaplarını alabilir, detaya inebilirsiniz. Atacağınız posta ya da mesajda bunun bekleme süresi de vardır.

Kısacası bu gibi anlarda telefon görüşmesi hem vakitten, hem de sıkışıklıktan sizi rahatlıkla kurtarabilir. Genellikle ise bir telefon görüşmesinin e-postayla birleştirilmesi iyi bir fikir olabilir. Yazıyı takip etmek, her iki tarafın da bir konuşmadan sonra aynı sayfada olmasını sağlamak açısından yararlı bir yoldur ve size referans noktası sağlar.

Karışık bir şeyi açıklamanız gerektiğinde

Yazılı talimatlar her zaman bir referans noktası olarak yararlıdır; ancak bir dizi karmaşık adımları izlemeye çalışıyorsanız ya da yaptığınız şeye yeni başlıyorsanız, birinin size sözlü olarak yapacağı yardım ile yönlendirmesinde anlamanız açısından çok daha yardımcıdır.

E-posta ya da mesajlaşma günümüzde epey bir popüler ve görev akışı için yararlı bir kanal olsa da bu tarz karışık durumlarda doğal konuşma hem derin bağlamlar sağlayacak, hem de olayı daha anlaşılabilir kılacaktır.

Çok acil durumlarda

Bugünlerde “acil” olan e-postalar, biraz genel hale geldi desek yeridir. Genellikle çoğumuz son tarih odaklı çalışanlarız ve bir göreve son tarih eklenmesinin bile %24‘lük bir başarı oranına denk gelebiliyor.

Gerçekten acil olan bir durumda bile ”acil” etiketli mailiniz diğer ”acil” mailler ile araya karışıp ortadan kaybolabiliyor. Bu gibi durumlarda çözüm mail yerine sözlü iletişim olarak arama olabilir. Akıllı telefonlarımıza anında gidebilen e-postalar her ne kadar günümüzde hemen kontrol edilebilir olsa da durum acilliğini belirtmek konusunda yetersiz kalabiliyor.